○公立紀南病院組合文書処理規程
昭和63年９月１日規程第６号
公立紀南病院組合文書処理規程
（目的）
（適用範囲）
第２条 病院における文書は、別に定めるものを除き、この規程によって処理しなければならない。
２ 電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）の適用対象となる文書の処理に関し必要な事項については、管理者が別に定める。
（文書の処理）
第３条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
２ 文書は、常に整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。
３ 重要文書は、非常災害時にはいつでも持出しができるよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
４ 文書は、主務課長の許可を得なければ、関係者以外の者に示し、又はその写しを交付してはならない。
（文書管理主管課等）
第４条 文書管理主管課等は、次のとおりとする。
| 文書管理主管課 | 文書管理責任者 | 文書取扱者 |
紀南病院 | 総務課 | 総務課長 | 総務係長 |
紀南こころの医療センター | 事務課 | 事務課長 | 事務係長 |
２ 文書管理主管課（以下「主管課」という。）の長は、常に病院における文書事務の円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
（備付簿冊）
第５条 主管課に、次の簿冊を置く。
(１) 文書整理簿
(２) 金品等収受簿
(３) 郵便（電信）発送簿
(４) その他管理者が必要と認める簿冊
（文書の記号及び番号）
第６条 文書整理簿に登載する文書には、記号及び番号を付さなければならない。
２ 前項の文書の記号は、次のとおりとする。
(１) 普通文書 公紀病第 号、公紀こ第 号
(２) 秘密文書 公紀病秘第 号、公紀こ秘第 号
３ 文書の番号は、毎年１月に始まり12月をもって終わる。
４ 文書整理簿に登載する文書の番号は、同一事件については、その事件の完結するまでは同一番号を用いなければならない。ただし、軽易なものは、号外とすることができる。
（到着文書の処理）
第７条 到着した文書は、次により速やかに処理しなければならない。
(１) 親展及び入札の表記のあるものを除き、全て開封し、欄外に受付印を押して文書整理簿に登載すること。
(２) 書留文書又は現金、物品若しくはこれらに準じるものを添付した文書は、開封して金品等収受簿に登載し、文書の欄外に受付印を押すとともに金品添付の旨を記入すること。
(３) 訴願、訴訟及び異議の申立てその他収受の日時が権利の得喪に関する文書は、第１号によるほか、収受の時刻を記入し、押印すること。
２ 料金未納又は料金不足の郵便物は、官公署から発せられたものその他主管課の長が特に必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。
（発信名）
第８条 発信文書は、管理者名によるを本則とする。ただし、軽易な事項にあっては病院名、副管理者名、病院長名又は事務局長名を用いることができる。
（決裁区分）
第９条 起案文書は、次の区分により決裁を受けなければならない。
(１) 管理者の決裁を受けるもの
(２) 副管理者の専決を受けるもの
(３) 病院長の専決を受けるもの
(４) 事務局長の専決を受けるもの
（発送文書の処理）
第10条 発送を要する決裁済みの文書は、浄書及び校合の上、文書整理簿に記載整理し、公印を要するものは、原議書と契印して公印を押し、郵送を要する文書は、郵便（電信）発送簿に記載して発送する。
（文書の保存区分）
第11条 文書の種類及び保存期間は、特に規定があるものを除き、次のとおりとする。
(１) 第１種 永年
(２) 第２種 10年
(３) 第３種 ７年
(４) 第４種 ５年
(５) 第５種 ３年
(６) 第６種 １年
２ 前項に定める保存文書の区分は、
別表の基準による。
（保存期間）
第12条 文書の保存期間は、処分完結の翌年から起算する。ただし、第３種の文書については、当該文書を交付した日の属する課税期間の末日から２月を経過した日から起算する。
（簿冊の保存）
第13条 簿冊は、見出票を付し、取出しに支障のないように保存しなければならない。
附 則
１ この規程は、昭和63年９月１日から施行する。
２ 社会保険紀南綜合病院文書処理規程（昭和52年規程第５号）は、廃止する。
附 則（平成17年４月15日規程第２号）
この規程は、平成17年５月１日から施行する。
附 則（平成19年１月11日規程第２号）
この規程は、平成19年４月１日から施行する。
附 則（平成26年３月12日規程第１号）
この規程は、平成26年３月12日から施行する。
附 則（平成31年２月27日規程第２号）
この規程は、平成31年４月１日から施行する。
附 則（令和５年９月27日規程第１号）
この規程は、令和５年10月１日から施行する。
別表（第11条関係）
第１種（永年）
(１) 登記に関する書類
(２) 例規に関する書類
(３) 毎事業年度の決算に関する書類
(４) 重要な事業計画及び実施に関する書類
(５) 議会の会議録及び議決書類等の重要書類
(６) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要書類
(７) 訴願訴訟に関する書類
(８) 重要な契約書類
(９) 財産営造物及び企業債等に関する重要書類
(10) その他永久保存の必要があると認める書類
第２種（10年）
(１) 決算認定を終わった重要な補助書類
(２) 業務に関する重要な書類
(３) 料金、手数料等に関する書類
(４) その他10年間保存することが適当と認める書類
第３種（７年）
(１) 会計伝票
(２) 請求書
(３) 領収書
(４) 納品書
(５) 明細書
(６) 適格請求書等保存方式の要件を充たした契約書
第４種（５年）
(１) 毎事業年度の経理計画及びこれに準ずる書類
(２) 診療録その他これに準ずる書類
(３) 第３種の書類以外の証拠書類
(４) その他５年間保存することが適当と認める書類
第５種（３年）
(１) 第２種、第３種に属しない書類で３年間保存を必要とするもの
第６種（１年）
(１) 一時的な処理をもって足りる書類
(２) その他簡易な書類で１年間保存することが適当と認めるもの